Analisa Jabatan dan Penempatan Pegawai

Analisa  Jabatan dan Penempatan Pegawai

1.  Analisa Jabatan

A.  Pengertian Analisa Jabatan

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja pokok dalam suatu posisi serta kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas ini (keahlian-pengetahuan-kemampuan-serta sifat individu lainnya). Analisis jabatan membantu menciptakan prosedur dan dokumentasi sdm seperti:

·         deskripsi jabatan  yang menyoroti tanggung jawab dan hubungan pekerjaan ;

·         spesifikasi pekerjaan  yang mendefinisikan keahlian, pengalaman dan pendidikan ;

·         evaluasi pekerjaan yang membuat nilai relatif pekerjaan untuk sistem kompensasi.

Analisis jabatan diperlukan untuk penilaian kinerja  kebutuhan pelatihan dan menyediakan informasi untuk rekrutmen karyawan. Salah satu bagian dari perencanaan analisis jabatan adalah pemilihan secara jeli orang-orang yang akan menyelenggarakan analisis jabatan. Organisasi bisa mengangkat analis temporer dari luar organisasi mengkaryakan pakar secara purna waktu  atau memakai supervisor dan pemangku jabatan untuk menghimpun analisis  jabatan.

Agar analisis jabatan memberikan manfaat  bagi organisasi maka analisis jabatan perlu memberikan informasi tentang beberapa aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi :

1.   Output pekerjaan

2.   Aktivitas atau tugas yang dilakukan

3.   Kompetensi yang dibutuhkan

4.   Struktur kompensasi

Pada umumnya work output lebih mudah diukur pada pekerjaan yang sifatnya operatif. Contohnya pekerjaan di bagian produksi, penjualan, pemrograman computer, administrasi dan klerikal  dimana work output berhubungan dengan aliran kerja, bahan baku, pola gerak, waktu, dsb. Pada profesi manajerial dan teknis, pengukuran work output jauh lebih sulit dan bersifat subyektif. Sorotan lebih pada upaya yang dilakukan dibandingkan pada hasil. Untuk jenis pekerjaan manajerial diperlukan lebih banyak indikator untuk memperoleh gambaran atas pekerjaan.

B.   Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu,

1)      Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

2)      Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

3)      Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

C.  Kegunaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan,di samping mengahasilkan uraian dan spesifikasi  jabatan,memiliki kegunaan lain,yaitu :

1.       Pengadaan tenaga kerja:

Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2.      Pelatihan:

Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan,khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

3.   Evaluasi kinerja:

Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.

4.      Penilaian prestasi:

Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabtan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

5.      Promosi dan transfer pegawai:

     Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

6.      Organisasi:

   Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajement akan untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran tujuan organisasi tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam suatu organisasi.

7.      Induksi:

Uraian jabatan sangat berguna.terutama pada pegawai baru,untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yang harus dilakukan.

8.      Konsultasi:

Informasi jabatan akan bermanfaat bagi pemberisn kosultasi baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada sekarang.

2.   Penempatan Pegawai

. Penempatan pegawai berarti mengalokasikan para pegawai  pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi kepada para pegawai baru. Kepada para pegawai lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan pegawai dalam arti mempertahankan posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.

1.      Faktor-Faktor Yang Di Pertimbangkan            

Menurut Bambang Wahyudi yang di kutip Suwatno dalam melakukan penempatan kerja hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:

a.      Pendidikan

Prestasi akademis yang dimiliki tenaga kerja selama mengikuti pendidikan sebelumnya harus dipertimbangkan, khususnya dalam penempatan tenaga kerja tersebut untuk menyelesaikan tugas pekerjaan, serta mengemban wewenang dan tanggung jawab. Prestasi akademis yang perlu dipertimbangkan tidak terbatas pada jenjang terakhir pendidikan tetapi termasuk jenjang pendidikan yang pernah dialaminya. Tenaga kerja yang memiliki prestasi akademis tinggi harus ditempatkan pada tugas dan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya, sebaliknya tenaga kerja yang memiliki latar belakang akademis rata-rata atau dibawah standar harus ditempatkan pada tugas dan pekerjaan ringan dengan beban wewenang dan tanggung jawab yang relatif rendah. Latar belakang pendidikanpun harus menjadi pertimbangan dalam menempatkan karyawan. Misalnya, sarjana pendidikan Teknologi Informasi & Komunikasi harus ditempatkan pada pekerjaan yang berhubungan dalam bidang TI&K. Latar belakang akademis ini dimaksudkan untuk menempatkan karyawan  yang tepat pada posisi yang tepat pula (The Right Man on The Right Place.).

b.      Usia

Faktor usia tenaga kerja yang lulus seleksi perlu dipertimbangkan dalam penempatan tenaga  kerja. Penempatan tenaga kerja berdasarkan usia perlu dilakukan untuk menghindari rendahnya produktivitas yang dihasilkan oleh  karyawan yang bersangkutan. Dalam lembaga pendidikan sesuai dengan peraturan pemerintah untuk tenaga PNS sampai usia maksimal 35 tahun.

c.       Keterampilan Kerja

Kecakapan atau keahlian untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus diperoleh dalam praktek, keterampilan kerja ini dapat di kelompokan menjadi 3 kategori yaitu:

         Keterampilan mental, seperti menganalisis data, membuat keputusan dll.

         Keterampilan fisik, seperti membetulkan listrik, mekanik, dll.

         Keterampilan sosial, seperti mempengaruhi orang lain, menawarkan barang atau jasa.

d.      Pengalaman Kerja

Pengalaman bekerja pada pekerjaan sejenis perlu mendapatkan pertimbangan dalam penempatan kerja karyawan. Kenyataan menunjukkan makin lama  karyawan  bekerja, makin banyak pengalaman yang dimiliki  karyawan yang bersangkutan, sebaliknya semakin singkat masa kerja, semakin sedikit pengalaman yang diperoleh. Pengalaman bekerja banyak memberikan keahlian dan keterampilan kerja. Pengalaman bekerja yang dimiliki seseorang kadang- kadang lebih dihargai daripada  tingkat pendidikan yang menjulang tinggi. Karyawan yang berpengalaman dapat langsung menyelesaikan tugas dan pekerjaanya. Karyawan hanya memerlukan pelatihan dan petunjuk yang relatif singkat. Sebaliknya karyawan yang hanya mengandalkan latar belakang pendidikan dan gelar yang disandangnya, belum tentu mampu mengerjakan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan cepat.

2.      Prosedur Penempatan Karyawan     

Prosedur penempatan karyawan berkaitan erat dengan sistem dan proses yang di gunakan. Berkaitan dengan sistem penempatan B. Siswanto Sastrohardiwiryo yang di kutip oleh Suwanto mengemukakan “Harus terdapat maksud dan tujuan dalam merencanakan sistem penempatan karyawan”. Untuk mengetahui prosedur penempatan karyawan harus memenuhi persyaratan:

a.       Harus ada wewenang untuk menempatkan personalia yang datang dari daftar personalia yang dikembangkan melalui analisis tenaga kerja.

b.      Harus mempunyai standar yang di gunakan untuk membandingkan calon pekerjaan.

c.       Harus mempunyai pelamar pekerjaan yang akan di seleksi untuk di tempatkan.

Apabila terjadi salah penempatan, maka perlu diadakan suatu program penyesuaian kembali karyawan yang bersangkutan sesuai dengan keahlian yang di miliki, yaitu dengan melakukan:

a.       Menempatkan kembali pada posisi yang lebih sesuai.

b.      Menugaskan kembali dengan tugas-tugas yang sesuai dengan bakat dan kemampuan

3.      Tujuan Penempatan 

Setiap pekerjaan yang dilaksanakan pada dasarnya mempunyai tujuan. Tujuan berfungsi untuk mengarahkan perilaku, begitu juga dengan penempatan karyawan, manajer sumber daya manusia, menempatkan seorang karyawan atau calon karyawan dengan tujuan antara lain agar karyawan bersangkutan lebih berdaya guna dalam melaksanakan pekerjaan yang di bebankan, serta untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sebagai dasar kelancaran tugas. Maksud diadakan penempatan karyawan adalah untuk menempatkan karyawan sebagai unsur pelaksanaan pekerjaan pada posisi yang sesuai dengan kriteria sebagai berikut:

a.       Kemampuan

b.      Kecakapan

c.       Keahlian

4.      Prinsip-Prinsip Penempatan Kerja

Prinsip-prinsip yag harus diperhatikan dalam penempatan karyawan yaitu:

a.      Prinsip kemanusiaan.

Prinsip yang menganggap manusia sebagai unsur pekerja yang mempunyai persamaan harga diri, kemauan, keinginan, cita-cita, dan kemampuan harus dihargai posisinya sebagai manusia yang layak tidak dianggap mesin.

b.      Prinsip Demokrasi.

Prinsip ini menunjukan adanya saling menghormati, saling menghargai, dan saling mengisi dalam melakasanakan pekerjaan.

c.       Prinsip the right man on the right place.

Prinsip ini penting dilaksanakan dalam arti bahwa penempatan setiap orang dalam setiap organisasi yang berarti bahwa penempatan setiap orang dalam organisasi perlu didasarkan pada kemampuan, keahlian, pengalaman, serta pendidikan yang dimiliki oleh orang yang bersangkutan.

d.      Prinsip equal pay for equal work.

Pemberian balas jasa terhadap karyawan baru didasarkan atas hasil prestasi kerja yang didapat oleh pegawai yang bersangkutan.

e.       Prinsip Kesatuan Arah.

Prinsip ini diterapkan dalam perusahaan terhadap setiap karyawan yang bekerja agar dapat melaksanakan tugas-tugas, dibutuhkan kesatuan arah, kesatuan pelaksanaan tugas sejalan dengan program dan rencana yang di gariskan.

f.        Prinsip Kesatuan Tujuan.

Prinsip ini erat hubungannya dengan kesatuan arah artinya arah yang dilaksanakan karyawan harus difokuskan pada tujuan yang dicapai.

g.      Prinsip Kesatuan Komando.

            Karyawan yang bekerja selalu di pengaruhi adanya komando yang diberikan sehingga setiap karyawan hanya mempunyai satu orang atasan.

h.      Prinsip Efisiensi dan Produktifitas Kerja.

Prinsip ini merupakan kunci ke arah tujuan perusahaan karena efisiensi dan produktifitas kerja harus dicapai dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Menyesuaikan prinsip tersebut tidak mudah bagi seorang karyawan yang baru yang belum dikenal, karena alasan itulah maka penempatan pertama biasanya berstatus “percobaan”. Penempatan karyawan baru ini harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada karyawan lama. Orientasi kurang tepat apabila dinyatakan sebuah langkah, oleh karena itu merupakan sebuah aktivitas yang berlangsung terus. Orientasi dimulai sebelum induksi dan setelah itu diikuti oleh apa yang dinamakan “follow-up” (Tindak lanjut).

Menurut Winardi (2000:102) tujuan orientasi adalah membantu seorang karyawan baru (atau seorang karyawan yang baru saja dipindahkan atau yang baru saja bergabung dengan sebuah team kerja) dengan apa yang harus  dirasakannya tentang unit baru dan hubungan-hubungan pekerjaan tersebut dengan sasaran- sasaran bagi organisasi secara keseluruhan.

Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku. Perusahaan mengharapkan dengan induksi ini karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan, sehingga karyawan tersebut dapat mengerjakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Kegiatan untuk menginduksi ini dilakukan oleh atasan langsung dan para karyawan senior dalam unit kerjanya. Jika induksi ini tidak berhasil maka karyawan percobaan ini kemungkinan besar akan dikeluarkan. Induksi merupakan tolak ukur apakah seorang karyawan dapat diterima menjadi karyawan suatu perusahaan. Perusahaan-perusahaan tertentu berusaha untuk mempertahankan seorang karyawan dengan jalan menyediakan penempatan temporer atau penempatan sementara pada pekerjaan tertentu apabila tidak terdapat lowongan pekerjaan yang cocok bagi karyawan tersebut. Karyawan akan segera dipindahkan pada pekerjaan yang lebih sesuai bila ada lowongan pekerjaan yang lebih cocok bagi karyawan tersebut. Penempatan karyawan merupakan usaha untuk menyalurkan kemampuan sumber daya manusia sebaik- baiknya. Penempatan karyawan dilakukan dengan jalan menempatkan karyawan pada suatu tempat atau jabatan yang paling sesuai, dengan penempatan kerja karyawan yang tepat akan meningkatkan semangat kerja karyawan yang bersangkutan.

5.      Penempatan Karyawan

Para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program orientasi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan berarti mengalokasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.

Penempatan Staffing terdiri dari dua cara:

a.       Karyawan baru dari luar perusahaan.

b.      Penugasan ditempat yang baru bagi karyawan yang lama yang disebut inplacement atau penempatan internal.

Dalam alur ini, terdapat 3 jenis penting dari penempatan yaitu promosi, transfer, dan demosi. Setiap keputusan harus diiringi dengan orientasi dan tindak lanjut. Berikut ini di jelaskan 3 jenis penempatan:

a.      Promosi

Promosi terjadi apabila seorang karyawan di pindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, yang kemudian dari jabatan barunya tersebut dia memperoleh pembayaran yang lebih tinggi, tanggung jawab yang lebih banyak, lebih luas dan tingkatan organisasional yang lebih tinggi. Kejadian ini merupakan hal yang menyenangkan bagi para karyawan dan seyogyanya juga bagi organisasi. Umumnya, promosi diberikan sebagai pengakuan terhadap hasil kerja karyawan di masa lalu dan merupakan janji untuk masa depan.

Promosi dibedakan menjadi 2 yaitu:

(a)    Merit Based Promotion adalah promosi didasarkan atas jasa/ prestasi yang telah diberikan. Didasarkan atas performance appraisal.

(b)   Seniority based promotion adalah promosi didasarkan atas lamanya (waktu) seorang pegawai bekerja pada perusahaan atau lamanya pegawai tersebut bekerja disuatu jabatan tertentu, tidak berdasarkan umur karyawan.

Yang dimaksud dengan senior adalah pegawai yang paling lama telah bekerja di perusahaan. Keuntungan cara ini adalah bahwa keputusan yang dibuat akan lebih objektif. Kelemahan yang sering muncul adalah bahwa tidak ada jaminan orang yang dipromosikan mempunyai kemampuan atau telah menunjukkan hasil kerja yang lebih baik daripada pegawai lain yang tidak dipromosikan.   

b.      Transfer

Transfer dan demosi adalah dua kegiatan utama penempatan karyawan lainnya yang ada pada perusahaan. Transfer terjadi jika seorang pegawai dipindahkan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya, yang pembayaran, tanggung jawab serta tingkat/ jenjang jabatannya sama atau relatif sama. Melalui transfer, perusahaan dapat memperbaiki cara pemanfaatan pegawai. Transfer bahkan dapat mempunyai manfaat bagi pegawai yang ditransfer. Pengalaman yang lebih luas lagi menunjukkan bahwa transfer menyediakan seseorang dengan keterampilan-keterampilan baru dan suatu prospektif lain yang membuatnya menjadi calon untuk dapat di promosikan.

Transfer juga dapat memperbaiki tingkat motivasi dan kepuasan kerja, khususnya jika pegawai menemukan sedikit tantangan pada jabatan lamanya. Posisi baru, meskipun bukan suatu promosi, bisa menawarkan tantangan-tantangan baru (baik dari segi teknis maupun hubungan antar pribadi).      

c.       Demosi

            Demosi terjadi jika seorang karyawan dipindahkan dari suatu jabatan ke jabatan lain yang pembayaran, tanggung jawab, tingkat jabatannya lebih rendah. Demosi umumnya mempunayi efek positif yang sangat kecil bagi individu ataupun bagi perusahaan. Umumnya demosi banyak berkaitan dengan masalah disiplin kerja.

Seorang karyawan di demosi, karena kinerjanya sangat rendah atau tingkat absensinya terlalu banyak. Satu akibat dari demosi adalah demotivated. Kadang kala demosi digunakan sebagai suatu cara halus untuk memecat pegawai, dengan harapan pegawai tersebut mau mengundurkan diri.